Khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường kinh doanh nhưng không muốn kinh doanh mà chỉ là đại diện sự có mặt của công ty ở địa chỉ đó thì lựa chọn thành lập văn phòng đại diện là một sự lựa chọn hợp lý. Vậy văn phòng đại diện có những đặc điểm, chức năng gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ gửi tới quý khách phần nào thông tin về vấn đề trên:
- Khái niệm
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Đặc điểm của văn phòng đại diện:
– Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ. Vì vậy mà văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
– Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
– Văn phòng đại diện có giấy chứng nhận hoạt động và con dấu riêng để phục vụ cho các hoạt động nội bộ
– Văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ
- Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
– Thông báo lập văn phòng đại diện;
– Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
– Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
– 01 bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ;
– Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
– 01 bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người được uỷ quyền thực hiện thủ tục ĐKDN
Lưu ý
* Đặt tên văn phòng đại diện
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu
– Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại văn phòng đại diện.
– Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
* Trụ sở văn phòng đại diện
– Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
– Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
– Trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:Hợp đồng thuê văn phòng; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của văn phòng cho thuê; Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê.
Trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, nếu gặp vướng mắc nào, hãy liên hệ với Công ty chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
