Cùng với chính sách mở cửa thu hút nguồn vốn đầu tư nước ngoài, Việt Nam đang trở thành một điểm đến lý tưởng cho nhiều tập đoàn quốc tế mở rộng mạng lưới kinh doanh. Để giúp các doanh nghiệp nước ngoài vừa mới bước chân vào thị trường Việt Nam, có thêm thông tin pháp luật hiện hành về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, Công ty chúng tôi xin hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:
1.Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
– Công ty nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đã tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam cũng là thành viên hoặc được pháp luật của các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Công ty nước ngoài đã hoạt động tối thiểu 01 năm tính từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc những loại giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó bắt buộc còn lại từ 01 năm trở lên tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam phải phù hợp với cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– Nếu nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ đã tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam cũng là thành viên, việc lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
– Một quy định đặc biệt mà nhà đầu tư cần lưu ý: một công ty nước ngoài chỉ được lập một Văn phòng đại diện ứng với một tên gọi duy nhất trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2.Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
– Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
– Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
-Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
– Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
– Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
3.Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài:
– Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
+ Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
+ Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam
- Các thủ tục sau thành lập:
– Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
– Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
– Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
– Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
– Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
– Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
– Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có).
Lưu ý: khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Hãy liên hệ với công ty chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ miễn phí. Trân trọng./
