Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian gần đây được nhiều khách hàng quan tâm. Bởi sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng. Thời gian chuyển đổi không còn nhiều nhưng nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh vẫn vướng mắc trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Chính phủ đã có những hướng dẫn về quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
– Điều kiện để doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những điều kiện cần thiết như sau:
– Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có khả năng hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử trong vấn đề kê khai thuế với cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Doanh nghiệp có chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Để đăng ký hóa đơn điện tử ứng dụng trong việc phát hành hóa đơn của doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước:
Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
– Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc cũng có thể thông qua văn bản bằng giấy.
– Doanh nghiệp chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về quyết định này.
Bước 2: Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
– Theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ Tài chính ban hành, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu
– Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn gửi cho khách hàng đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
- Những lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp 1: Với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
– Doanh nghiệp phải thực hiện hủy bỏ những hóa đơn giấy còn tồn và chưa sử dụng (nếu có) tính từ lúc doanh nghiệp được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
– Nếu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Nếu có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
– Trong 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo về mail của đại diện công ty về việc chấp thuận hay không chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
– Nếu cơ quan Thuế chấp nhận thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã và thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
– Nếu không chấp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và tiến hành gửi lại đơn đăng ký.
– Nếu doanh nghiệp cần thay đổi thông tin đã đăng ký hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện quy trình thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 nêu trên.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ công ty chúng tôi để được tư vẫn miễn phí.
