Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống trở thành cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho tổ chức doanh nghiệp. Hoá đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ. Theo quy định: 01/11/2020, 100% Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.Để có thể tiến hành khởi tạo và xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là “Những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử”.
- Hóa đơn điện tử là gì?
– Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải thích “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
– Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,..; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn những điều kiện sau:
– Đảm bảo tin cậy và tính toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
– Thông tin đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết.
– Hóa đơn điện tử phù hợp với hầu hết mọi quy mô doanh nghiệp, từ mô hình lớn cho tới mô hình nhỏ, chính vì thế doanh nghiệp chỉ cần hội đủ mốt số điều kiện đơn giản sau là đã có thể tiến hành khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng.
– Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có đẩy đủ điều kiện và đang có giao dịch điện tử trong mục khai thuế với cơ quan thuế (ví dụ như tiến hành nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng,…)
– Doanh nghiệp có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng (có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking, …..)
– Doanh nghiệp sở hữu chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ, có giá trị pháp lý trước pháp luật
– Doanh nghiệp sở hữu cơ sở hạ tầng đầy đủ để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử như: đường truyền tải thông tin điện tử (Mạng Internet), các thiết bị truyền tin (máy tính bàn, laptop, một số thiết bị điện tử khác,…), có hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
– Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ công nhân viên chức có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán; đảm bảo rằng mọi thông tin dữ liệu liên quan tới hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán thời điểm bắt đầu khởi tạo hóa đơn
– Tuy nhiên, trong số 6 điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử trên, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo đáp ứng đủ 3 điều kiện: Một tổ chức kinh tế có đủ điều kiện kinh doanh và đang thực hiện giao dịch điện tử, sở hữu chữ ký số và có cơ sở hạ tầng Internet. Những điều kiện còn lại, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp
– Để việc việc sử dụng được tối ưu hóa, doanh nghiệp nên đảm bảo sở hữu quy trình sao lưu – khôi phục – lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các chuẩn mực về hệ thống thông tin, đồng thời nên chắc chắn rằng khi xảy ra sự cố bất ngờ, mọi dữ liệu đều có thể sao lưu trực tuyến.
Một số lưu ý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
– Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thông báo với đối tác và khách hàng của mình về hình thức hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng (nên thông báo về định dạng cũng như cách thức sử dụng hóa đơn điện tử)
– Cả phía bên doanh nghiệp và đối tác khách hàng cần đảm bảo cả 2 bên đều có những phương tiện cần thiết để gửi và nhận hóa đơn điện tử cũng như các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính chính xác, độ bảo mật có liên quan đến hóa đơn này.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
