Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, kế toán cần nắm chắc những vấn đề gì? Các điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như thế nào? Tư vấn Blue xin được chia sẻ với quý vị ở nội dung sau.
- Tiện ích của hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Sự chuyên nghiệp hơn của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
– Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
– Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn thời gian thu hồi công nơ
– Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
– Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi
– Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
- Điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử:
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không hề phức tạp. Dựa theo cơ sở pháp lý, căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Có hạ tầng đầy đủ về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử.
– Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử. Hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian uy tín cung cấp.
– Tạo hóa đơn điện tử. Để tạo được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải xin quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định này.
– Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
– Sau ba ngày nhận được đầy đủ 3 loại giấy tờ trên, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế với hai trường hợp cụ thể:
+ Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
+ Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do rõ ràng không chấp thuận cho doanh nghiệp.
Trên đây là điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, hi vọng thông tin sẽ giúp ích cho các bạn. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ công ty Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
